Comment gérer votre cabinet dentaire pendant les congés d’été?

L’été approche et, pour recharger les batteries, une pause s’impose ! Si vous voulez avoir des conseils pour gérer votre cabinet dentaire sans stress pendant les congés d’été, vous êtes au bon endroit.

Avant de vous pencher sur la liste de ce qu’il ne faut surtout pas oublier dans vos valises, penchez vous sur notre liste d’astuces simples et efficaces pour assurer une gestion au top ; que vous soyez seul au cabinet ou que vous travailliez en équipe. C’est parti !

Cabinet ouvert ou fermé pendant les vacances ?

Chaque année c’est la même question qui revient : j’ouvre ou je ferme mon cabinet dentaire pendant les congés d’été ? Voici 3 questions pour vous aider à décider.
Si vous répondez oui à tout, c’est feu vert pour rester ouvert!

• Est-ce que d’autres dentistes travaillent au sein du cabinet ?
  • Oui ? Super, vous pouvez organiser un roulement !
• Votre équipe est-elle autonome ?
  • Oui ? Génial, ils peuvent gérer pendant que vous prenez du repos !
• Y a-t-il une forte demande des patients en été ?
  • Oui ? Parfait, gardez le cabinet ouvert pour répondre à cette demande.

Si vous restez ouvert, organisez un planning de vacances pour que chacun profite du repos estival tant mérité.
Sinon, consultez votre équipe pour décider ensemble des dates de fermeture. Tout le monde mérite une pause !

Planifiez vos absences du cabinet bien en amont

La clé du succès, c’est l’anticipation.
En entreprise, il n’est pas rare de commencer à planifier les congés dès janvier avec une deadline fin mars pour mettre tout le monde en phase sur le planning.

Préparez votre équipe à l’avance pour partir sans stress !

Votre équipe doit être prête à assurer la gestion du cabinet pendant vos vacances, pour cela :

• Organisez en amont des réunions préparatoires : Ces réunions sont essentielles, elles servent notamment à déterminer les responsabilités de chacun. Exemple : Marie gère les urgences, Paul s’occupe des commandes. Voici quelques thématiques (non exhaustives) que vous pouvez aborder : la gestion des urgence, la communication avec les patients, le suivi des dossiers en cours, l’utilisation des outils de gestion…
• Sur la base de ce que vous aurez décidé, écriture d’une feuille de route : Laissez des instructions claires pour les urgences, la communication avec les patients, et la gestion quotidienne du cabinet. Une checklist détaillée peut éviter les confusions.
• Réalisation de formations complémentaires : Si nécessaire, formez des membres de votre équipe à gérer certaines tâches que vous effectuez habituellement, et n’hésitez pas à faire des piqûres de rappel sur l’utilisation des outils.

Gérez vos stocks

Une bonne gestion des stocks est essentielle avant de partir en congés :

• Inventaire des stocks : Faites un inventaire complet de vos stocks de matériel et de fournitures dentaires. Commandez à l’avance ce qui est nécessaire pour éviter les ruptures pendant votre absence. On a pensé à tout pour faciliter la gestion de vos stocks, découvrez notre partenaire Scan & Stock.
• Facturation et Paiements : Assurez-vous que toutes les factures sont envoyées et que les paiements sont à jour. Les systèmes automatisés sont vos meilleurs amis ici !
• Prévisions Financières : Prévoyez les dépenses courantes pour que tout roule en votre absence. Pensez aux salaires, au loyer, etc. Vous ne voulez pas de mauvaises surprises à votre retour !

Communiquez avec vos patients

Vos patients doivent être au courant de votre absence. Ils apprécieront d’être informés et ne pourront pas vous reprocher de ne pas être disponible quand ils ont besoin de vous! Aussi, n’hésitez pas à multiplier les points de contact :

• Email : Envoyez un email à tous vos patients avec vos dates de congé, les services disponibles et les contacts d’urgence. Exemple : « Cher(e) patient(e), Nous vous informons que notre cabinet dentaire sera fermé du [date] au [date] pour les vacances estivales. Durant cette période, en cas d’urgence, vous pouvez contacter [nom du remplaçant] au [numéro de téléphone] ou consulter notre site web pour plus d’informations. Nous vous souhaitons un excellent été et vous remercions de votre compréhension. Cordialement, [Votre nom] »
• Affiche en salle d’attente : Une affiche bien visible avec vos dates de vacances et les consignes en cas d’urgence. Exemple : « Chers patients, Le cabinet dentaire sera fermé du [date] au [date] pour les vacances d’été. Pour les urgences, merci de contacter [nom du praticien] au [numéro de téléphone]. Bonnes vacances à tous ! »
• Site web et réseaux sociaux : Mettez à jour votre site web, Facebook, Instagram… Épinglez un post avec vos dates de congé. Exemple : « 📣 Chers patients, notre cabinet sera fermé du [date] au [date] pour les vacances d’été. En cas d’urgence, contactez [nom du remplaçant] au [numéro de téléphone]. Profitez bien de l’été et prenez soin de vous ! 🌞🦷 ».
• Ne négligez pas la mise à jour de vos horaires sur Google et Doctolib.

Juste avant le grand départ…

Prenez une journée pour régler les derniers détails :

• Réponses automatiques par email : Configurez des réponses automatiques pour informer vos patients de votre absence et leur donner les contacts d’urgence. Exemple : « Merci pour votre message. Le cabinet dentaire est fermé du [date] au [date]. En cas d’urgence, veuillez contacter [nom du remplaçant] au [numéro de téléphone]. Cordialement, [Votre nom] »
• Publications programmées sur les réseaux sociaux : Programmez quelques posts pour garder une présence en ligne active pendant votre absence. Par exemple, un post humoristique, une astuce dentaire ou une photo de vos vacances pour rester connecté avec vos patients.

Préparez votre retour de vacances

À votre retour, consacrez une journée à remettre tout en ordre avant de reprendre les consultations :

• Agenda prêt pour la reprise : Assurez-vous que votre agenda est bien organisé pour votre retour.
• Suivi des patients : Identifiez les patients nécessitant un suivi immédiat et planifiez leurs rendez-vous.
• Débriefing avec l’équipe : Prévoyez une réunion de débriefing pour discuter de la période de votre absence et ajuster ce qui doit l’être.

Enfin, profitez de vos vacances ! Vous avez travaillé dur toute l’année, cette pause est bien méritée. Reposez-vous, rechargez vos batteries et revenez en pleine forme pour vos patients. Bonnes vacances !

Pour aller plus loin découvrez une série d’articles inspirants sur la déconnexion pendant les vacances :

• Vacances : 4 entrepreneurs partagent leurs astuces pour déconnecter – Maddyness
• Déconnexion : 7 astuces pour aider vos équipes à décrocher – Welcome to the Jungle
• Vacances et bureau : 5 astuces pour décrocher du travail – Nouvelle Vie Pro
• Entrepreneurs : pourquoi prendre des vacances est-il indispensable à votre activité ? – Planet Coworking